Ga naar de inhoud

5 MINUTEN LEZEN · STAP VOOR STAP

Je afspraken in Google Agenda zien

Koppel Google Agenda aan Salon Pelikaan. Je afspraken en geblokkeerde tijd staan dan in een eigen agenda in Google, en wat je daar inplant, blokkeert je tijd in Salon Pelikaan.

Wat doet de koppeling?

Met de koppeling staan de afspraken van een collega ook in Google Agenda, op je telefoon of computer. Een nieuwe afspraak, een verplaatste afspraak of een annulering staat meestal binnen een paar seconden in Google. Bij een storing kan het langer duren. Andersom werkt het ook: zet je in de Salon Pelikaan-agenda in Google een afspraak voor jezelf, zoals de tandarts, dan is die tijd in Salon Pelikaan geblokkeerd. Klanten kunnen dan niet online bij je boeken.

Google Agenda koppelen

Je koppelt Google Agenda vanuit de instellingen van een collega. Werk je alleen? Dan koppel je jezelf op dezelfde manier.

  1. Open Instellingen → Collega's. Open het menu bij de collega en kies Bewerken.
  2. Kies bij Externe agenda de knop Google Agenda verbinden.
  3. Kies Verbinden met Google en log in met het Google-account waarin je de afspraken wilt zien.
  4. Geef Salon Pelikaan toestemming. Je komt daarna vanzelf terug in Salon Pelikaan.
  5. Eerst staat er Bezig met overzetten. Zodra er Verbonden staat, zijn de afspraken van 30 dagen geleden tot 180 dagen vooruit overgezet. Die periode schuift elke dag mee: afspraken van langer dan 30 dagen geleden verdwijnen uit Google, maar blijven in Salon Pelikaan staan.

Een eigen agenda in Google

In je Google-account komt een nieuwe, aparte agenda met de naam Salon Pelikaan · en de naam van je collega, bijvoorbeeld Salon Pelikaan · Sophie. Alleen in die agenda zet Salon Pelikaan afspraken, en alleen die agenda leest Salon Pelikaan. Je andere Google-agenda's, zoals je privéagenda of werkagenda, blijven privé. Die zien we niet en veranderen we niet.

Wat er naar Google gaat

Elke afspraak staat in Google met de naam van de klant en de behandelingen. Zonder klant, bijvoorbeeld bij inloop, heet de afspraak Afspraak. Geblokkeerde tijd, zoals een lunchpauze, staat er als Geblokkeerde tijd met je omschrijving erbij. Een afspraak beslaat in Google de volledige tijd, inclusief de opruimtijd erna: 30 minuten behandelen met 15 minuten opruimtijd staat er als 45 minuten, net als in je agenda in Salon Pelikaan. Google geeft bij deze afspraken geen herinnering op je telefoon.

Wat er terugkomt uit Google

Zet je zelf iets in de Salon Pelikaan-agenda in Google, dan staat die tijd in Salon Pelikaan als blokkering. Dat werkt ook voor terugkerende afspraken en voor hele dagen, zoals een vakantie. In je agenda in Salon Pelikaan zie je die blokken in lichtblauw, met de titel uit Google erbij. Klik je erop, dan zie je dat ze uit Google komen.

  1. Wil je zo'n blok verplaatsen of weghalen? Doe dat in Google; in Salon Pelikaan kan dat niet. Salon Pelikaan neemt de wijziging vanzelf over, meestal binnen een paar seconden.
  2. Staat een item in Google op Beschikbaar in plaats van Bezet, of heb je een uitnodiging afgewezen? Dan blokkeert het geen tijd.
  3. Alleen de tijd en de titel komen naar Salon Pelikaan. Er komen geen klanten of afspraken bij.

Let op bij wijzigen en verwijderen in Google

Je kunt een afspraak in Google aanpassen of verwijderen, maar dat werkt anders dan je misschien verwacht. Plan en wijzig afspraken daarom zo veel mogelijk in Salon Pelikaan.

  1. Verwijder je een afspraak in Google, dan annuleert Salon Pelikaan die afspraak ook. Je klant krijgt hierover geen annuleringsmail. Laat je klant het dus zelf weten. Een losse blokkering die je in Google verwijdert, verdwijnt ook uit Salon Pelikaan. Net als bij een gewone annulering kijkt Salon Pelikaan wel of iemand van je wachtlijst op die tijd past.
  2. Afgerekende afspraken, no-shows en herhaalde blokkeringen blijven bewaard. Verwijder je die in Google, dan zet Salon Pelikaan ze terug en zie je bij de koppeling een melding.
  3. Verplaats je in Google een afspraak of blokkering die uit Salon Pelikaan komt, of pas je de titel of herinnering aan? Dan zet Salon Pelikaan hem terug zoals hij in Salon Pelikaan staat. Een andere tijd of behandeling kies je in Salon Pelikaan; Google volgt dan vanzelf.

De koppeling stoppen

Open Instellingen → Collega's, open het menu bij de collega, kies Bewerken en dan Google Agenda verbinden. Kies Ontkoppelen en bevestig. De Salon Pelikaan-agenda wordt dan uit Google verwijderd, met alles wat erin staat, ook wat je er zelf in hebt gezet. De blokkeringen die uit Google kwamen, verdwijnen uit Salon Pelikaan. Je afspraken in Salon Pelikaan blijven gewoon staan.

Het verschil met de agenda-feed

Gebruik je Apple Agenda, Outlook of een andere agenda-app? Dan kun je je nog steeds abonneren op de agenda-feed. Kies daarvoor bij Externe agenda de knop Apple Agenda, Outlook en andere apps. Zo'n abonnement werkt maar één kant op: je ziet je afspraken, maar wat je in die app inplant, blokkeert geen tijd in Salon Pelikaan. Google haalt een agenda-feed bovendien maar af en toe op, soms pas na een paar uur. Met de koppeling gaat dat meestal binnen een paar seconden.