Betaalsysteem voor je nagelsalon: van boeking tot afgerekend

De vier stappen van afrekenen

Elke afspraak doorloopt dezelfde route:

1. De boeking: klant kiest een behandeling, prijs en tijd.
2. De behandeling: soms komt er nail art bij of geef je korting.
3. De betaling: pin, contant of een betaalverzoek.
4. De administratie: bon, overzicht en je cijfers voor de belasting.

Het gaat meestal mis op de overgangen. De prijs staat in een appje, de betaling op je pinapparaat en de bon nergens. Hoe minder losse plekken, hoe minder je hoeft over te typen.

Stap 1: de boeking

Een goede afrekening begint met een duidelijke boeking. Weet je klant vooraf wat een BIAB-set kost en hoe lang hij duurt, dan is er bij het afrekenen geen discussie.

In een online agenda voor nagelstylisten zoals Salon Pelikaan kiest je klant zelf een behandeling met jouw prijs en duur. De afspraak staat daarna direct in je agenda. Je klant krijgt een bevestiging en een herinnering per e-mail, standaard een dag van tevoren.

Heb je een aanbetaling nodig?

Een aanbetaling verlaagt de kans op no-shows, maar het kost je ook moeite: een verzoek sturen, checken of het binnen is en het verrekenen. Voor vaste klanten is het vaak niet nodig. Kijk eerst wat je zonder aanbetaling kunt doen:

• Herinnering: de meeste no-shows zijn vergeten afspraken. Een herinnering per e-mail een dag van tevoren vangt veel op.
• Verzet- en annuleertermijn: in Salon Pelikaan kies je tot hoeveel uur van tevoren klanten hun afspraak zelf mogen verzetten of annuleren. Wie niet kan, laat haar plek dan eerder los in plaats van niet te komen. Jij krijgt een melding en het moment is meteen weer boekbaar.
• Wachtlijst: zet je de wachtlijst aan, dan kunnen klanten zich opgeven als een moment vol zit. Valt er een afspraak uit, dan zie je wie er past en neem je zelf contact op.

Blijf je no-shows houden bij nieuwe klanten of lange sets? Vraag dan alleen dáár een aanbetaling. De simpelste manier is een betaalverzoek. Tikkie zakelijk kost €7,50 per maand (excl. btw), inclusief 20 betaalde Tikkies, en daarna €0,25 per betaalde Tikkie tot 100 per maand. Je stuurt de link via WhatsApp of mail en je klant betaalt met iDEAL | Wero. Je hebt er een zakelijke rekening voor nodig; als eenmanszaak kan dat ook bij een andere bank dan ABN AMRO.

Eerlijk is eerlijk: Salon Pelikaan int zelf geen aanbetalingen. Dat doe je met Tikkie of een ander betaalverzoek.

Stap 2: de behandeling

Tijdens de behandeling verandert er soms iets. Een nagel extra versierd, een reparatie erbij of een kortingetje voor een vaste klant. Noteer dat meteen bij de afspraak, niet in je hoofd.

In Salon Pelikaan zie je bij de afspraak meteen de klantkaart: je notities, allergieën, wat je bij haar gebruikt en wanneer ze voor het laatst kwam. Extra behandelingen en korting voeg je straks in Kassa toe, zonder de afspraak opnieuw in te voeren.

Stap 3: de betaling

Welk pinapparaat?

Voor een kleine salon is een mobiel pinapparaat zonder huur en zonder maandkosten meestal het voordeligst. Je betaalt een keer het apparaat en een percentage per pinbetaling. Standaardtarieven voor een gewone (consumenten)pas in Nederland, gecheckt op 21 oktober 2026:

Op een behandeling van €45 betaal je bij 1,49% ongeveer €0,67 en bij 1,95% ongeveer €0,88. Pin je €3.600 per maand (80 afspraken van €45), dan is dat ongeveer €54 of €70. Een abonnement met een lager tarief loont pas bij meer omzet: SumUp Betalingen Plus (€19 per maand, 0,99%) raadt SumUp zelf aan vanaf €4.645 per maand, myPOS Plus (€19 per maand) vanaf €4.000. Zakelijke kaarten, creditcards en Amex zijn bij de meeste aanbieders duurder, en tarieven veranderen, dus check de actuele prijzen.

Wat gaat goed samen met Kassa?

Salon Pelikaan stuurt geen pinapparaat aan, en dat is juist handig: je kunt elk pinapparaat gebruiken, ook het apparaat dat je al hebt. Je pint op je apparaat en registreert de betaling daarna in Kassa.

Praktische tip: gebruik je Salon Pelikaan op je telefoon, kies dan een pinapparaat dat zelfstandig werkt, met eigen 4G, zoals de SumUp Solo of myPOS Go 2. Dan heb je je agenda en Kassa open op je telefoon terwijl je klant pint, en hoef je niet tussen apps te wisselen. Een kaartlezer die via een app op je telefoon werkt, kan ook. Dan wissel je even van app, of je gebruikt Salon Pelikaan op een tablet of laptop.

Contant en back-up

Contant kost niets per betaling, wel tijd: wisselgeld, tellen, naar de bank. Houd het als back-up, samen met Tikkie, voor als het pinapparaat of internet het laat afweten. Ook contante betalingen registreer je in Kassa, zodat je overzicht compleet is.

Stap 4: de administratie

Na de betaling wil je drie dingen kunnen terugvinden: wat de klant kreeg, hoe ze betaalde en wat je die maand omzette. Daar zijn je pinapparaat en je bank niet voor gemaakt: daar zie je alleen bedragen, niet welke behandeling erbij hoort.

In Salon Pelikaan print je na het afrekenen de bon. De verkoop blijft met de bon terug te vinden in je verkoopgeschiedenis. Reken je af vanuit een afspraak, dan wordt ook de factuur bijgewerkt.

Nog twee tips die niets met software te maken hebben: laat pin- en Tikkie-betalingen op een zakelijke rekening binnenkomen en niet op je privérekening, en bewaar je overzichten per maand. Dat scheelt een hoop zoekwerk bij je aangifte.

Zo reken je af in Salon Pelikaan

Zo ziet dezelfde afspraak eruit, van boeking tot bon. Wil je het eerst zien met voorbeeldgegevens, bekijk dan de rondleiding.

1. 1. Je klant boekt zelf. Ze kiest via je boekingslink een behandeling en een vrij moment. De afspraak staat meteen in je agenda, en jullie krijgen allebei een bevestiging per e-mail.

   

2. 2. Je klant krijgt een herinnering. Standaard een dag van tevoren, en jij kiest wanneer. Kan ze toch niet, dan verzet of annuleert ze zelf binnen jouw termijn en krijg jij een melding.

   

3. 3. Je opent de afspraak. Na de behandeling open je de afspraak in je agenda en kies je ‘Afrekenen in Kassa’. Klant en behandelingen staan al klaar.

   

4. 4. Je controleert het bedrag. Je voegt eventueel een extra behandeling toe of geeft korting. Moet je even iets anders doen? Dan parkeer je de verkoop.

   

5. 5. Je klant betaalt en jij registreert het. Je klant pint op je eigen pinapparaat of betaalt contant. Daarna kies je in Kassa pin of contant en rond je de verkoop af.

   

6. 6. Bon en overzicht. Je print de bon. De verkoop staat in je verkoopgeschiedenis.

   

   

Loopt iemand zonder afspraak binnen? Dan maak je een inloopafspraak of reken je een losse behandeling af, met of zonder klantkaart. Lees meer over afrekenen vanuit je agenda.

Checklist: je betaalsysteem in een middag klaar

1. Zet je behandelingen met prijs en duur in je agenda, zodat je klant vooraf weet wat het kost.
2. Stel je herinnering en je verzet-/annuleertermijn in.
3. Kies een pinapparaat. Pin je minder dan zo’n €4.000 per maand, dan neem je er een zonder maandkosten.
4. Regel een back-up: contant en een betaalverzoek.
5. Bepaal of je een aanbetaling vraagt, en zo ja alleen bij wie.
6. Reken elke afspraak af vanuit je agenda, zodat betaling, bon en overzicht op één plek staan.

Veelgestelde vragen

Probeer het met je eigen afspraken

Zet je behandelingen en werktijden in Salon Pelikaan, deel je boekingslink en reken je volgende klant af vanuit de agenda. Je probeert de nagelstudio software 30 dagen gratis, zonder creditcard. Daarna betaal je een vast bedrag per maand, zonder commissie per boeking.